領収書がたまってしまったときの入力。内容別に分けてまとめて入力がおすすめ。

8月もあとちょっとですね。今年も3分の2が終わろうとしています。

個人事業主の皆様、領収書

たまっていませんか？

私はたまっています。

種類別に分けて入力

開業初年度の方でときどき見かけるのが
「領収書は日付順に並べてノートに貼っています(^^)決算月にまとめて入力するつもりです(^^)」
という方法です。

これけっこう大変です。

日付順だと

駐車場の領収書→接待交際費の領収書→備品購入の領収書→接待交際費の領収書→駐車場の領収書

という具合に、日付は順番通りでも内容がバラバラになってしまいます。

これだと会計ソフトに入力する際に、いちいち勘定科目を変えながら入力する必要があるので時間がかかります。

それよりも、領収書をとりあえず袋などにまとめて保管して、会計ソフトに入力する際に、使った内容ごとに分けて入力することをオススメします。

内容別に分けてまとめて入力

まずこういう感じで駐車場の領収書を分けます。

人によってはこれで半分くらい領収書が減るんじゃないでしょうか。

次に入力ですが、会計ソフトにはコピペや仕訳辞書という繰返し入力に便利な機能があります。それらを使って機械的に入力していきます。

同じようにしてガソリン代の領収書、郵送代の領収書、タクシー代の領収書など、頻繁に出てくる領収書を分けていきます。
月に何回も行くお店などあれば、お店ごとに分けて入力していくといいでしょう。

「これ何だっけな？」という領収書や、年に数回しか行かないお店の領収書はは「その他」として分けておきます。

機械的に入力できる分を入力し終わると領収書の枚数はかなり減っているはずです。

あとは「その他」に分けていた分を、内容を思い出しながら入力していくことになります。

見た目のボリュームを減らすと作業ははかどる

面倒くさい作業って取り掛かるまでにハードルがありますよね。

確定申告なんかはその代表例じゃないでしょうか？

大量の領収書を前にして「さー！入力するぞ！」となるには気合いが必要でしょう。大掃除と同じですね。

そんなときは、考えずに機械的に作業できるものと、考えることが必要な作業をまず分けて、機械的な作業を終わらせることでだいぶスッキリします。