一般の方にも読んでいただきたい記事

ペーパーレス化で効率化。

 

税理士事務所で働き始めたとき、書類の多さに圧倒されました。

大量の書類って整理されていても仕事がたくさんあるように感じて、好きではありません。

開業一年目の繁忙期を過ぎて、ペーパーレス化に取り組み、最近は気持ちよく仕事ができるようになりました。

今のデスクはこんな感じ

  • スキャナ：ScanSnap iX500 43,550円
  • 右のモニタ：頂きもの　0円
  • 左のモニタ：IOデータの27型　16,980円
書類を預かってきたら

とりあえず全部ひたすらスキャン。ひたすらと言ってもホチキスを外してスキャナに差し込んでボタンを押すだけ。そして元通りにホチキスを留めて返却用の袋に入れる。

書類を作ったら

出力してチェック。そして完成したものをスキャン。作成途中の書類は機密文書として破棄。

領収書など保存する必要があるものは

領収書などスキャンできないものは先に入力を終わらせてA4の紙にペタペタ貼り付けてファイリング。そして見えないところに置く。

チラシなど必要かどうか分からないものは

明らかにいらないものは捨てて、必要かもしれないものはスキャン。必要だったら忘れることはないので、思い出したときにデータを確認。

という感じで、事務所内の書類はかなり減らすことができました。書類が少なくなることで、「仕事が山積み」という感覚は無くなり、作業効率は上がったように思います。

ペーパーレス化のメリット

場所をとらない

領収書など、クライアントに整理してお返しする分はどうしても紙ベースにはなります。しかし、事務所の内部書類は全てスキャンしているため、書類の保管スペースはすごく少なくなりました。

きれいな状態で書類が保存できる

紙で保存すると、ファイリングし直したり、ホチキスを留めて外したり、整理するときにどうしても紙が傷んでしまいます。また、メモを書いたり消したり、マーカーを引いたり消したり、汚れてしまうものです。データにすると、パソコン上でそれらを行うことができるので、きれいな状態で書類を出すことができます。

預かった書類をすぐに返却できる

コピーと違ってスキャンはお金がかからないので、「いらないものまで大量にコピーしてしまって捨てるときの罪悪感」というものがありません。書類を預かった状態で「これはいるやつ、これはいらないやつ」と分ける手間が省けます。まず全てスキャンして、パソコン上でいるものいらないものを分けていきます。預かった書類はスキャンが終わった時点ですぐに返却することができます。

捨てるとき困らない

コピーだと、シュレッダーにかけて処分するか、機密文書として処分するかのどちらかになり、何かと面倒です。データだとDeleteを押すだけです。

コピー用紙代、トナーやインク代など印刷コストの削減

コピー用紙代は確実に減ります。さらにトナーやインク代（これが高い）も抑えられますし、プリンタ自体の消耗も抑えることができます。

書類を紛失する心配が少ない

書類を持ち出すことがないので、物理的に紛失するリスクは減ります。基本全てスキャンするので「この書類返却したっけ？コピーしたっけ？」と分からななくなり、もう一度書類を預かるということもなくなります。

ペーパーレス化のデメリットと対策

データが消えてしまうリスク→バックアップをとる

フォルダごと消えてしまうとその中のデータは全て消えてしまいます。クラウドに保存して端末にバックアップをとるなど、二つの以上の場所に同じデータを保存する仕組みを作っておくことで、このリスクを軽減できます。

資料が見づらい→デュアルディスプレイにする

僕自身も紙が一番見やすいと思います。ただ、デュアルディスプレイ（モニターを２台使う）にすることで、書類を画面上で見るストレスは感じなくなりました。慣れてきます。（個人差があるかも）

パッと書き込みができない→PDF編集ソフトを使う

Scansnapには優秀なPDF編集ソフトがついています。「これを使いたいがためにScansnapを選ぶようなもんだ」とヨドバシの店員さんも言っていました。PDF編集ソフトを使うことで、PDF文書に書き込みやマーカーも簡単に引けます。僕は字を書くのが苦手なので、むしろこっちの方が便利に感じています。書き込む内容の編集も書類を汚さずできますし、長い文章をコピペで書き込みもできます。

セキュリティが心配→セキュリティソフト＋Googleの二段階認証

紙の場合も、持ち運びの際の紛失や破棄する際のミスなど、セキュリティ面でのリスクがあります。データだとなんとなくリスクが高いような気がしてしまいますが、セキュリティソフトやGoogleの二段階認証など、適切な対策をとることでリスクを軽減することができます。紙の場合もデータの場合もセキュリティというのは今後も課題ではあります。危機意識をもって、対策は十分に行う必要があります。

デメリットに対して対策をとればペーパーレス化が断然便利

個人差はあると思いますが、「紙の方が見やすく書き込みもしやすい」という問題は、僕の場合は「慣れ」で解決できました。デュアルディスプレイは、ペーパーレス化するしないに関わらずパソコンを頻繁に使う仕事だと便利ですし、スキャナも多くの場合必要だと思います。複合機は高いですし、ぜひScansnapなど性能の良いスキャナを使ってペーパーレス化をされることをお勧めします。

セキュリティに関しては、紙の場合もデータの場合もどちらも十分注意が必要です。全てを紙ベースで保存、全てをデータで保存というのは不可能なので、どちらに対しても危機意識をもって対策をとっていきましょう。

 

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