こんにちは。税理士の平河です。
今回は、そもそも「クラウドって何？」について書いていきます。
・・・という方もいらっしゃるかと思いますが、今やクラウドを使った便利なサービスが続々と登場しています。そして、その流れは今後確実に進みます。
・・・という方もいらっしゃるかと思いますが、すでに多くの方が、便利なクラウドサービスを使って、自分の仕事時間やスタッフの時間時間を削減している、つまりコストダウンをしています。
ある意味、節税以上の効果があるかもしれません。
ぜひこの機会に、まずは「クラウド」についての抵抗感が少なくなってもらえればうれしいです^^
クラウドは直訳すると雲
クラウドとはデータの保存場所のことをいいますが、直訳すると「雲」です。
クラウドの対義語は「オンプレミス」というらしいのですが、まったく頭に入ってこないので、ここでは「家」ということにします。
家の中にデータを置いていたら、家に帰らないとそのデータを見ることはできません。
外出先でもデータを見たいというときは、ノートパソコンやスマホにあらかじめデータをコピーしておくか、USBメモリーや紙でデータを持ち運ぶしかありません。
一方、雲はどこにいても空を見上げれば見ることができます。つまり、雲の中にデータを置いておけばいつでもどこでもそのデータを見ることができます。
さらに、雲は自分以外も見ることができます。
最近僕が便利に感じた例でいうと、結婚式の写真です。
実家の母に結婚式の写真を見せたいとき、クラウドを使わなければ、大量の画像の中から母が喜びそうな画像を選んで印刷して郵送するか、メールで送るかという方法になります。
しかし、クラウドに保存していれば、リンク(保存場所のURL)を送るだけで、母は僕がクラウドに保存した大量の写真を見ることができます。
逆に母もクラウドに保存してくれれば、僕はそれを見ることができます。
クラウドを使うことで（データをクラウドに保存することで）、どこにいてもデータを見ることができるし、他の人ともデータを共有することができます。
Facebookもクラウドです
みなさんよく使っているFacebookもクラウドを使ったサービスのひとつです。
身近なクラウドサービスであるFacebookを例に、クラウドサービスの特徴を見ていきたいと思います。
特徴その１「どこからでも同じ情報を見ることができる」
僕の場合、クライアント様とのやり取りでFacebookを使うケースが多いので、いつもオフィスのパソコンからFacebookを開いています。
だからといって、パソコンから投稿した内容が外出先のスマホから見れないかと言うとそうではありません。
パソコン本体はオフィスの中なので、オフィスの外にいたら見ることはできません。
しかし、Facebookはクラウドを使ったサービスなので、データの保存場所はクラウド、つまり雲の中です。外にいてもその雲は見えるので、どこにいても同じ情報を見ることができます。
特徴その２「どこからでも最新の情報を見ることができる」
オフィスのパソコンからFacebookの投稿内容を編集した場合、スマホから見ても編集後の内容が表示されます。
つまり最新の情報を見ることができます。
これもFacebookのデータがクラウドに保存されているからこそですね。
仮にFacebookの投稿がオフィスのパソコンに保存されていたら、オフィス内のデータを編集することになるので、オフィスの外にいたら編集後の投稿を見ることはできません。
つまり、外から見ている投稿は、編集前の古い情報ということになってしまいます。
実際には、Facebookの投稿データはクラウドに保存されているため、編集するのはクラウド上のデータということになります。
雲の中のデータを直接編集するため、外にいても編集後のデータ、つまり最新のデータを常に見ることができるというわけです。
特徴その３「特定の人以外見られないようにできる」
Facebookは「全員に公開」や「友達だけに公開」など、自分の投稿を見る権限を限定することができます。
「この投稿は全員に公開」「この投稿は友達だけに公開」というように、それぞれ設定することができます。
Facebookのユーザーはそれぞれ自分のアカウントを持って、クラウド上のデータにアクセスします。Facebook側からすると、名札を持って人がたずねてくるようなものなので、管理がしやすくなります。
僕と妻がFacebook上で友達になっていなかったら、Facebookさんが「あなたは平河照之さんの友達じゃありませんね！投稿を見てはダメです！」と止めてくれます^^
クラウドって素晴らしい！！
いかがでしたでしょうか？
普段あまり意識することはありませんが、Facebookもクラウドサービスなんですね。そしてクラウドだからこそのメリットというものがあります。
クラウド化しているオフィスとそうでないオフィス
ではここからは、クラウド化しているオフィスとそうでないオフィスを比較していきます。
「どこからでも同じ情報を見ることができる」かどうか？
クラウド化しているオフィス
DropboxやGoogleドライブなどのクラウドに保存していれば、外出先のスマホや出張先のノートパソコンから直接そのデータを見ることができます。
クラウド化していないオフィス
クラウド化していないオフィスとは、パソコン本体もしくは会社のサーバーにデータを保存しているオフィスですが、その場合は社外からデータを見ることはできません。
なので、メールで送ったり、USBメモリに保存して持ち出したり、印刷して紙で持ち出したりするのですが・・・それはあくまでも社内にあるデータのコピーです。
「どこからでも最新の情報を見ることができる」かどうか？
クラウド化しているオフィス
DropboxやGoogleドライブなどのクラウドに保存していれば、社内にいる人もクラウド上のデータに直接編集を加えます。
なので、外にいても編集後のデータ（最新のデータ）を見ることができます。
クラウド化していないオフィス
例えば社内の人が、メールで社外にいる人たちにデータを送ったとします。
そうすれば、社外の人たちはそのデータのコピーを見ることはできますが、その後、元のデータに編集が加わえられた場合、編集後の最新のデータは見ることができません。
もちろん社内の人がその都度メールで送ればいいのですが、忘れてしまうと古い情報が伝わったままになりますし、何よりいちいちメールを送る手間がかかります。
また、いくつもデータのコピーが生まれるため、どれが正しいデータか分からなくなってしまいます。
「特定の人以外見られないようにできる」かどうか？
クラウド化しているオフィス
「クラウドに保存しておけば外にいてもアクセスできる」とはいっても、アカウントを共有（名札を共有）しているわけでなく、それぞれの人が自分のアカウントで（自分の名札で）アクセスします。
なので例えば
- 会社全体の売上や利益の情報は経営者だけしか見れないように
- A店舗の売上や利益は経営者とA店舗の店長だけしか見れないように
- 給与の情報は経理担当者と経営者しか見れないように
というように、特定の人だけに閲覧権限を与えておけば、権限を持たない人がアクセスしても見れないようにすることができます。
クラウドの一番スゴイところは「データ連携」
いかがでしたでしょうか？
「クラウドって何？」については「ネットワーク上の保存場所」という答えになりますが、ネットワーク上に保存されているからこそのメリットがあります。
クラウドを使うことで、場所を問わず情報にアクセスできたり、常に最新の情報にアクセスできたり、権限を限定したり、色々なことが可能になります。
そして、クラウドならではのメリットとしてもう一つ「データ連携」があります。これが、ビジネスにおいてクラウド化がすごいスピードで進んでいる最大の理由ですが、また別の記事でまとめます。
